Combien de temps passes-tu chaque semaine à créer des documents récurrents pour ton activité :
- 📃 Documents contractuels,
- 🗂️ Rapports en tout genre,
- 🧾 Quittances, devis, factures…
Pas beaucoup de temps ? Moins d’une heure par semaine ? Plus d’une heure par semaine ?
Aujourd’hui, je te propose de dire adieu aux copier-coller, aux erreurs de saisie, aux oublis de pièces jointes… et d’automatiser la création et l’envoi de tous tes PDFs en un temps record avec Make et Google Docs ⚡️
Pourquoi automatiser ta création de documents ?
Si tu génères régulièrement le même type de documents, voilà ce qu’il y a à gagner :
- 🥇 Un (immense) gain de temps pour toi : Finies les séances « facturation » / « remplissage de fichier excel » devant le film du vendredi soir : Tout s’envoie automatiquement, sans erreur, et selon les règles que tu as définies 😉
- 🥈 Un sentiment de réactivité/professionnalisme pour tes clients qui n’attendendent plus 3 plombes avant de recevoir tes propositions commerciales / devis / etc.
- 🥉 …avec en bonus, la diminution de ta charge mentale : Fini le sursaut de milieu de nuit en te demandant si tu n’as pas oublié la pièce jointe dans ton dernier mail de rapport… ou le stress de te savoir dans l’illégalité car tu ne génères pas tel ou tel document obligatoire (confirmations d’achat, factures en règle, etc.).
Mais ce n’est pas tout !
L’automatisation permet aussi de :
- 🎖️ Personnaliser l’expérience de tes prospects/clients en créant pour eux des documents sur-mesure (en puisant dans tes données récupérées via un formulaire d’inscription, ton CRM client, ton autorépondeur,…). Ce que tu n’avais tout bonnement pas la possibilité / le temps de faire sans automatisation !
5 exemples de documents à automatiser dans ton business 🤩
- 📁 Rapport/diagnostic personnalisé :
Suite à un échange ou au remplissage d’un formulaire, tu souhaites envoyer à ton prospect un rapport de quelques pages contenant tes meilleurs conseils adaptés à sa situation (et y présenter tes offres d’accompagnement pour aller plus loin 😉) - 📈 Rapport de performance :
Chaque mois, tu souhaites envoyer à tes clients un beau rapport statistique lié à la performance de ton service pour eux (ex : L’évolution du nombre de visites sur leur site, l’évolution des placements financiers que tu leur as conseillés,…) - 📙 Ebook personnalisé :
Imagine créer un ebook unique pour chacun de tes prospects (= demander de remplir un formulaire pour télécharger l’ebook, et utiliser ces informations pour t’adresser à la personne par son prénom, inclure certains conseils / astuces / recettes spécifiques par rapport aux besoins remontés, intégrer des images personnalisées (via une IA générative 😉)…) - 📄 Contrat, proposition commerciale, convention de formation :
Plutôt que de dupliquer / remplir à la main ton document template, imagine remplir en 10 secondes un formulaire qui crée le document pour toi… - 🧾 Quittance de loyer, Devis, Facture, Confirmation de commande,… :
Que ce soit à une date fixe (le dernier jour du mois) ou juste après un achat sur ton site, ces documents peuvent être générés/envoyés 100 % en automatique !
🧞♂️ Ma recommandation : Commence par ce que tu fais déjà aujourd’hui et qui t’emm*rde !
Mettre en place un système automatique pour générer 1 doc par mois n’a aucun sens (sauf quand on est – comme moi – obnubilé par l’automatisation 😜) !
Par contre, si :
- Tu génères ne serait-ce qu’1 document toutes les semaines, voire 1 gros rapport tous les mois…
- Que cette génération ne demande aucune intelligence (tu pourrais/voudrais la déléguer)
- Que tu as déjà un template à disposition…
…alors c’est clairement par là que tu devrais commencer (avant ensuite d’aller plus loin et automatiser toute ta « ToDoc List » 😉).
Les 3 étapes pour automatiser la création de PDFs et leur traitement (envoi, stockage, etc.) :
Il existe des dizaines de produits plus ou moins complexes pour générer des PDF de manière automatique avec Make.
Dans cet article, je te propose la version la plus simple et accessible que tu pourras trouver : Pas besoin de coder en HTML, de passer des heures à configurer un template sur une interface douteuse… Nous utiliserons tout simplement Google Doc !
Réaliser ton modèle de document
Tu as sans doute déjà un document « template » que tu dupliques à chaque nouvelle création.
Pour préparer ce document à être « automatisé », il te suffit de :
- Le créer (ou le convertir) au format Google Doc
💡 Astuce : Tu peux glisser-déposer toutes sortes de documents (ex : Word / Open Office) dans Google Drive, puis les ouvrir & les convertir au format Google Doc (Fichier -> Enregistrer au format Google Doc) 😉 - Y ajouter des variables pour chaque champ que tu souhaites personnaliser avec le formalisme {{nom variable}}
Définir ta source de données
Pour remplacer chaque variable par le texte correspondant, tu vas avoir besoin d’une base de données qui contiendra toutes les informations à utiliser pour générer tes documents.
Selon tes besoins et tes préférences, tu peux ici opter pour :
- Un tableur Google Sheet (idéal pour stocker des données simples)
- Un formulaire (idéal pour générer des documents personnalisés à la demande avec les informations récupérées)
- et/ou un outil de base de données comme par exemple un document Coda (idéal pour centraliser ses données ET créer de véritables interfaces de configuration/génération de documents)
Créer l’automatisation qui générera & traitera les documents
Nous avons notre modèle de doc, nous avons les données, il ne reste plus qu’à combiner les 2 !
Pour ça, nous allons utiliser Make, la plateforme d’automatisation No-Code la plus puissante du marché, qui va nous permettre d’interconnecter tous ces éléments et réaliser tous les traitements que tu pourrais souhaiter avec les documents générés !
Le scénario d’automatisation ressemblera alors à ceci :
…et pour voir en pratique comment le tout fonctionne, voici un tutoriel :
Mise en pratique : Génération et envoi automatique d’un PDF avec Make
Pour te lancer dans l’aventure automatique, voici le lien vers Make :
(Plan gratuit + 1 mois « Pro » offert)
Et pour aller plus loin et devenir autonome en automatisation (et créer par exemple un système de génération de documents sur-mesure 😉) :
Conclusion : Alors, prêt(e) à automatiser ?
Avec cet article, tu as désormais toutes les clés pour te lancer en un temps record dans la création de tes 1ers documents automatiques 👍
Si jamais tu hésites à te lancer, je te recommande chaudement de calculer sur ce site combien de temps ces documents t’auront fait perdre à la fin de l’année, dans 5 ans, dans 10 ans (😲). Le résultat est souvent édifiant et rendra dérisoire le temps à investir pour créer ton système.
Sur ce, à très vite pour de prochains articles 😉
