Mets ton agenda au régime et libère-toi des contraintes avec un planificateur de RDV

Je suis entrepreneur solo et gère 2 activités différentes.
Voici une semaine type de mon agenda :

Je précise ici :

• 🏝️ Non, ce n’est pas une semaine de vacances ! Toutes mes semaines ressemblent à celle-ci.
• 💼 Oui, je travaille chaque jour, même si rien n’est affiché dans mon agenda
  (J’ai choisi d’être indépendant pour arrêter de micro-manager mon temps et soigner ma réunionnite aigüe 😅)
• 👥 Et oui, j’accompagne des clients tous les jours… mais avec une méthode bien plus souple que de bloquer des créneaux dans nos agendas respectifs 👍

Pour obtenir ce résultat, j’ai suivi une approche non conventionnelle que je te propose de découvrir au travers de :

• 2 principes phares que j’applique systématiquement pour réussir à conserver de longues phases de travail sans interruption chaque jour…
• …et l’outil indispensable qui me permet d’automatiser ma gestion de RDV pour ne plus jamais avoir besoin de chercher un créneau pour mes clients

⚠️ Note préalable : À lire à tes risques & périls…

Les conseils & outils qui vont suivre peuvent être challengeants !
Ils pourront être valides si tu travailles en entreprise avec une équipe (tout est une question de choix 👍), mais sont issus & pensés pour une activité indépendante avant tout.

➜ N’hésite pas à les considérer comme des pistes de réflexion pour ton contexte
(Le but de cet article étant de te montrer que des solutions existent pour faire différemment 😉)

1. Principe n°1 : Se fixer des objectifs et (apprendre à) dire « Non »

S’il y a bien une chose que je n’ai appris ni à l’école, ni en études d’ingénieur, ni en 10 ans d’entreprise… c’est de dire « Non » !

« Non » aux multiples demandes / propositions / requêtes / offres / etc. qui se présentent inlassablement dans toute vie professionnelle… mais qui ne conduisent pas vers l’objectif que tu poursuis !

Lorsque je suis passé du salariat à l’entrepreneuriat, j’ai compris à la dure que la denrée la précieuse à ma disposition était mon temps et que si je voulais atteindre mes objectifs (et me verser un salaire 💶), mon agenda devait refléter mes priorités !

Étape 1 : Sanctuariser une partie conséquente de ton agenda pour tes objectifs principaux…

Pour ce faire, la première étape a consisté chez moi à ritualiser mon agenda :

• Le matin : Avancer sans aucune interruption ni distraction sur mon objectif principal du moment (ex : Créer une formation, une séquence mail, des posts pour les réseaux sociaux,…)
• L’après-midi : M’occuper du « reste » : Traiter mes emails / accompagner mes clients / gérer mes tâches administratives…

De cette manière, pas besoin de me bloquer des créneaux dédiés ou de me poser la question « Qu’est-ce que je fais aujourd’hui ? » :

Une fois mon objectif principal posé, je sais pertinemment ce que je dois faire chaque matin et chaque après-midi 👍 !

Étape 2 : Refuser toute autre sollicitation / mission / proposition qui ne permet pas d’atteindre tes objectifs !

Ici, il m’a fallu trouver la discipline pour dire ce fameux « Non » à :

• 🧳 Cette proposition de mission annexe qui pourrait être chouette mais qui pour 2 jours de travail vendus me dilapiderait 5 jours de productivité / déplacement / baisse de focus…
• 📞 Cette demande de coup de fil pour présenter mes services… qui sont par ailleurs précisément décrits sur mon site internet
  ➜ Une réponse par email avec le lien suffit
• 🌟 Ce webinar / présentation d’outil / formation annexe… qui me plairait beaucoup… mais serait une nouvelle façon déguisée de procrastiner l’avancée vers ce fameux objectif…
• …

Ces refus me font passer pour une personne victime de son agenda de ministre…
…alors qu’au contraire : je maîtrise mon temps et l’investis dans les éléments réellement importants pour moi : objectifs principaux, sport, famille.

Mes « jokers » pour dire « Non » poliment, sans mentir, ni me justifier

🃏 Lorsqu’on me fait une proposition qui sort du cadre que j’ai défini, je réponds souvent :

🃏 Lorsque je n’ai pas toutes les informations pour décider si une proposition rentre dans mon cadre :

Je peux alors décider en âme et conscience d’intégrer – ou non 😉 – cette proposition dans mes après-midis…

1. Principe n°2 : Utiliser des moyens de communication asynchrones

Le syndrome des « réunions synchrones »

Ayant passé près de 10 ans en cabinet de conseil, je connais que trop bien le réflexe de « poser un point dans son agenda » 🗓️ :

• On veut se parler d’un sujet précis ?
  ➜ On fixe une réunion ou un appel dans la journée…
• On veut transmettre une information ?
  ➜ On bloque un créneau de formation/transmission « là où tout le monde sera disponible » (= quand tu as justement l’opportunité d’avancer sur votre objectif principal)
• …

Il est pourtant possible de se « rééduquer » à utiliser des alternatives permettant d’atteindre les mêmes objectifs sans saborder aucun agenda :

Alternatives asynchrones pour échanger sans bloquer ton agenda :

Pour tous les échanges ne nécessitant pas une réponse dans la minute (et ils sont nombreux), il y a :

• 💌 Le bon vieil email qui malgré son aspect vintage reste la solution #1 pour de échanger des informations de manière concise !
  (Idée pour ne pas y passer votre vie : Fixe-toi 3 créneaux par jour maximum pour les consulter / répondre ➜ Gain de productivité assuré 😉)
• 👩‍💻 Le forum de discussion (ex d’outil : bbpress pour wordpress) pour créer un socle d’échanges collaboratifs où chacun(e) peut interagir quand il/elle est disponible
• ℹ️ Le wiki collaboratif / la FAQ (ex d’outil : Notion) pour partager des informations / processus / réponses aux questions fréquentes…
• ▶️ La vidéo pré-enregistrée (ex d’outil : Loom) pour transmettre une information complexe / présenter un concept avec son écran / former une équipe… (avec un lien pour poser ses questions/remarques… dans un forum / wiki 👍)

J’ajoute également à cette liste (mais avec des réserves) :

• 💬 La messagerie instantanée (ex d’outil : Slack, WhatsApp, Signal, etc.) qui permet également de discuter / itérer sur les échanges en asynchrone, mais nécessite de fixer des règles sur son utilisation pour ne pas devenir un trou noir de productivité
  (Ex de règles : À utiliser pour des sujets non urgents ; ne pas remplacer l’email ; …le tout sans messages vocaux ⛔️😉)

« Quand on veut, on peut »

Il est évident que remplacer toutes tes réunions et appels par ce type d’outil ne fonctionnera pas dans tous les cas.
Le poids des habitudes est effectivement conséquent (chez tes interlocuteurs, et peut-être même aussi pour toi ?). Et tu peux aussi penser que l’échange direct restera plus efficace quoi qu’il arrive…

Ceci dit, tu sais désormais que des alternatives sont possibles… et tu as en tant qu’indépendant(e) un double super-pouvoir :

• la capacité de choisir tes clients (et peut-être préférer ceux qui affectionneront ces pratiques),
• la liberté d’expérimenter de nouvelles choses (comme créer ton wiki, demander à échanger par email plutôt que par un appel, utiliser un Text Expander…), le tout sans avoir besoin d’aval hiérarchique.

Alors à toi de jouer 😉
…Et pour toutes les autres occurrences qui nécessitent un créneau dédié dans ton agenda, tu peux te baser sur le point suivant…

1. Outillage : Utiliser un planificateur de RDV

‧‧‧ Regarder dans son agenda ‧‧‧ Trouver plusieurs créneaux de libres ‧‧‧ Rédiger un email pour les proposer ‧‧‧ Recommencer en cas de non disponibilité ‧‧‧ Créer l’invitation ‧‧‧ Gérer les annulations de dernière minute ‧‧‧

Je ne sais pas pour toi, mais de mon côté, ces tâches constituent le gaspillage de temps le plus horripilant de ma vie d’entrepreneur 🤮 !
(Oui, je peux passer des heures à créer des processus automatisés, mais rechigne à ouvrir mon agenda vide pour trouver 3 créneaux à proposer 😂).

La solution : Déléguer à un outil ces tâches sans valeur ajoutée !

Étape 1 : Connecte ton/tes agenda(s), puis configure à quel(s) moment(s) tu souhaites proposer des créneaux

Étape 2 : Envoie ton lien de réservation à tes interlocuteurs afin qu’ils choisissent le moment qui les arrangera !

Alors certes, tu passeras encore plus pour un(e) ministre, mais franchement, quel bonheur d’enfin pouvoir répondre en toute simplicité :

…Tout en sachant que le rdv choisi sera automatiquement ajouté à ton agenda ainsi qu’à celui de ton interlocuteur(rice) sans aucune autre intervention de ta part 🤩 !

Top 3 des meilleurs Planificateurs d’événements

Pour choisir l’outil idéal, voici les critères que j’ai sélectionnés :

• ✅ La simplicité de configuration/utilisation
• ✅ La possibilité d’intégrer son formulaire de réservation sur son site internet
• ✅ La possibilité d’intégrer des paiements à la prise de rdv
• ✅ L’intégration avec Zoom, Google Meet,…
• ✅ Un tarif adapté aux indépendants

Et voici le podium :

Différenciants	Suite logicielle complète (CRM, Gestion des RDV, Campagnes SMS,...) + Plateforme de vidéoconférence incluse + Rapport qualité/prix imbattable	Création d'automatisations sur mesure avant & après RDV	Interface de réservation hebdomadaire
Tarification	100% gratuit	Version gratuite (1 agenda synchronisé) Abonnement (à partir de 8€/mois)	Version gratuite (1 agenda synchronisé) Abonnement (à partir de 8€/mois)
Avis BoostGenius

Conclusion : Ton agenda est-il ton allié pour atteindre tes ambitions ?

Je sais que les conseils ci-dessus ne conviendront pas à tout le monde 🧐.

La gestion de son agenda est en effet un sujet sensible tractant avec lui de nombreuses croyances bien ancrées (« Ce n’est pas comme ça que ça marche dans [domaine] », « Il faut se rendre disponible », « Le client est roi », « Agenda rempli = agenda productif », etc.).

Je te souhaite alors de trouver la formule personnalisée qui te permettra d’atteindre vos objectifs… Et espère que les idées partagées pourront aider dans cette direction 😊

…Et t’invite à partager tes propres astuces d’optimisation d’agenda en commentaire pour enrichir cette réflexion 😉👇